《最有生產力的一年》：當你努力工作卻感覺原地踏步，試試這 5 件事

2026 Apr 01 效能管理

內容目錄

前言

這本《最有生產力的一年》非常地真實。

作者 Chris Bailey 是美國著名的生產力專家，相對於空喊口號、打高空，他直接花了一整年的時間，測試各種他學到的生產力工具。其中有些實驗甚至做到非常極端，像是每週工作時間。他曾經嘗試一週工作 90 個小時，後來又調整成一週工作 20 個小時，去親自體驗一週到底要工作多久，才是最適合他的時數。

關於睡覺時間，他也曾試過不管大家公認的「睡覺時間」為何，累了就睡。

他也為了精確追蹤自己的精力水準波動，在為期數週的實驗中，完全戒掉咖啡因、酒精和糖。這對於多數早上必須來杯咖啡的人（包含我）來說，是非常具挑戰性的生理實驗。

本書的實驗結果就是在如此嚴格、真實的測試中獲得的，極具參考價值。

我曾在 2018 年讀過一次這本書，但當時還沒有建立自己的資料庫，沒能把所有記錄下來的筆記完整地應用到生活中，只使用了少量的概念。雖然只使用了不多的工具，卻已經對我的生活產生了許多正面的改變，我將在文章中的「維修日」段落分享。

這次藉由效能管理系統的系列文章，我重新又讀了一遍。除了複習一些目前正在使用的工具以外，也重新喚起了我對「生理黃金時段」的關注。

到底該怎麼把自己的生產力提高？我們必須先理解生產力到底是什麼。

生產力

Chris Bailey 在書中明確的指出生產力是三大元素的組合：時間、精力以及專注力。

傳統的時間管理方式通常是有多少時間就做多少事，這其實是工業革命後留下的遺跡。在工廠環境中，所有流程都是自動化且格式統一的，在一定時間內要完成的流程都是預先設定好的。

但時至今日，很多人都已經脫離工廠，走入知識經濟。我們的產出不一定再是實體物品，很可能是知識或虛擬商品（例如你現在看到的這篇文章）。因此，產出的過程不再仰賴機器，更多是依靠大腦。在這樣的前提下，時間管理必須再融合「精力」與「專注力」，才能形成作者定義的生產力。

我在安排自己的行事曆時，常有類似的經驗。當我安排了一整天空白時，後續可以塞進很多重要的工作（不能超過三個）；但當那天有其他任務時，我就必須考量剩下的專注力與精力還剩多少。

比方說，中午與從美國回來的朋友敘舊、共進午餐，在時間上或許只少了兩小時（大約一天的兩成），但專注力和精力的損耗不一定只有兩成，尤其是專注力。曾有研究指出，當專注力一旦被打斷，很可能需要一段時間才能恢復到同等的專注程度。

因此，在規劃行程時，除了時間，還必須考慮「精力」與「專注力」這兩個元素，去預測自己的狀態。這當然需要經驗的累積，當實驗次數夠多，你就會知道自己對於各種事情的反應，以及被影響的程度有多少。

生理黃金時段

在生產力的三項元素當中，時間是最有限的。雖然我們可能有很多種方法可以取得更多的專注力和精力，但每個人一天的時間就是 24 小時，沒辦法再更多了。

在時間這個元素中，假如我們要提高效率，勢必得找出自己每天的「生理黃金時段」。你一定也聽過很多成功人士因為早起而獲得巨大的成就，很多的報導文章也都神話了早起的效果；事實上，不一定每個人都適合早起。那些習慣並喜歡早起的人，在清晨會有比較充足的精力，而夜貓族則是在深夜時才會感到精力充沛。

這種特別有精神、很容易進入專注狀態的時間，就是你的生理黃金時段。以 Chris Bailey 測試出來的結果為例，他的黃金時段就是每天早上 10 點到中午，以及下午的 5 點到 8 點。他總是在這兩個時段中，安排一些他最重要、最有意義的任務，讓他的生產力大幅提升。

那要怎麼知道「生理黃金時段」是在什麼時候呢？

靠紀錄。製作一份時間紀錄表，持續每個小時花一分鐘去覺察那個時段你的精力波動，記錄該時段的精力大概是 1 到 10 分中的幾分。

實驗的長度大概要維持一週。這是一個嚴謹的實驗，所以我們必須控制各種容易改變結果的變數，例如在這一週內不要接觸咖啡因、酒精、糖等刺激性的飲食。

如果可以的話，儘量讓自己自然入睡、自然醒，不要靠外來因素影響睡眠（例如鬧鐘或請別人叫醒），讓你的身體呈現出它最自然的樣子。

理想的話，在實驗一週後，你大概就可以看出每天精力波動的輪廓。

那些分數較高的時段，很可能就是你的「生理黃金時段」。請集中火力，把最重要的事情安排在這些時段中執行。

當然，事情總有例外。

第一個例外，是創意類的工作。書中提到有研究指出，起床之後的去做創意的發想是最好的，無論你哪個時段感到最有精神。

第二個例外是當時間超過了生理黃金時段，但你仍在心流狀態時。Chris Bailey 的建議是：「繼續做下去。」

在沒有其他既定計畫、不影響其他緊急計畫的狀態之下，我的確認同延續這樣的心流狀態可以提高我們的生產力。不過要注意的是，有些原則還是必須遵守。以我為例，我認為睡覺時間是最高的不可被破壞的原則，任何工作的事情都不能與我既定的睡眠時間抵觸。

找到你的生理黃金時段，設定不可越矩的原則，你就能有效提高生產力，把效率翻倍。

用等待清單、維修日保護你的生產力

等待清單

「我幾乎可以確定地說：你肯定在等待一些事情發生，但只是放在心裡，如果你不跟進的話，它們有可能像漏網之魚一樣溜走。」Chris 在書中寫道。

現代社會的資訊量龐大，人類大腦演化的速度，遠遠趕不上資訊量暴漲的節奏。各種大大小小的資訊佔據著我們的腦袋，雖然我們都很想記住那些重要的資訊，但事實上卻很難。

「等待清單」是一個能降低大腦壓力的好用工具，且它非常簡單，就只是把我們正在等待中的事情先記錄下來，然後設定一個每週或每日查看的時間，通常花不了幾秒的時間。

前幾天，正當我要繳卡費的時候，發現了一筆家庭聚餐的支出。因為已經是一個多月前的事情了，我忘記自己是否已經有向家庭帳戶請款。

我與太太有一個家庭帳戶，用來支付所有家庭的共同開銷。但我與家庭帳戶之間的轉入、轉出紀錄，每次都包含了多筆金額（例如外送費、住宿費等），所以很難從中找出那筆被我遺忘的家庭聚餐支出。

假如一個多月前的我就已經有製作「等待清單」的習慣，就不會有這個麻煩產生了。

在使用了等待清單後，我為我的大腦卸載了許多原本得強迫記在腦中的雜事。

上週我寄信問了某飯店集團關於會員權益的信件，過去的我有很大的機會會再過了幾天後，因為忙碌的工作而忘記這件事情。但現在有了等待清單，在我每天中午查看清單時就能立刻提醒自己跟進。

維修日

除了繁雜的資訊量，雜事也是生活的一部分，無法避免也很難縮減。雜事，指的就是生活中那些一般人認為毫無樂趣，但得常常執行以維持我們的日常生活，例如做飯、洗碗（感謝洗碗機的發明）、倒垃圾、剪指甲、澆花、折衣服、整理家裡這樣的事情。

按照普遍的做法，就是遇到時去執行它。例如突然發現冰箱裡的牛奶沒了，於是中斷你的工作去超市買牛奶。

比起被動的方式，被蠶食原本擁有的注意力，一次做完所有的事情是更能維護你的生產力的做法，Chris 把這樣主動、一次性的做完所有雜事的方法稱作「維修日」。

假如你只能從這篇文章中帶走一個概念，我希望會是「維修日」。這是我在 2018 年讀完這本書之後，少數持續一直在執行的做法之一，它跟「等待清單」一樣，既簡單又有效。

我一直以來的做法，就跟作者在書中提供的方法蠻類似的，但內容當然有我自己的版本。我一樣將我的維修日定在每週日，以下是幾個我在這天會做的「維修」：

查看「等待清單」

檢視、調整日常作息

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花半小時復盤過去的一週

花半小時決定未來一週想要達成的三個目標及每日三目標

打掃房子，其他每天則是用濕拖機器人自動搞定

將週間想到要購買的雜物全部記錄起來，在維修日當天一次購買

整理手機網頁數量（常不小心在 Safari 開了超多頁面，看了很惱人）

假如你的生活中有一些限制，無法集中在一定時間完成所有任務的話，也可以考慮製作維護清單。跟維修日類似，只是不再將所有事情全部集中在某個時段進行，而是挑選那些自己精神不濟、或者是專注力無法集中的時候，去做這些生活中的某些雜事。雖然在工作上面沒有進展，但我們還是能處理那些必須維護的事情，讓生活正常地推進。

處理維修或維護工作，幾乎用不到你的精力或注意力，所以我們甚至可以再次利用這些時段。我最喜歡的方式是聽 Podcast。這幾年下來，我不知道已經因為維修日而多聽了幾百個小時的 Podcast，這些零碎時間累積起來，反而成了我吸收新知最穩定的來源。

總之，我太愛維修日這個概念了。如果這個方法有一個有效期限，我會說是一輩子。

我的想法

Chris Bailey 在書中寫了一個關於「為任務預估能量成本」的概念，與我一直以來的想法不謀而合。他是這樣寫的：

在某些日子裡，我會發現自己的精力比平時更多或更少，這時我會簡單在每日三大任務旁標示 1 到 10 之間的某個數字，代表它們需要花費多少精力。這麼做讓我比較容易調整，依據我當時的精力和專注力，選擇合適的事情執行。

這樣的做法在《最有生產力的一年》這本書中也很常看到。作者 Chris Bailey 在每一章節的第一頁都會寫上這一章的大概閱讀時間，這對那些不喜歡閱讀到一半被中斷，或是必須讀完一個段落才肯停下來的讀者來說非常有用。

如果我們能為每項任務都預先預測它會消耗我們多少能量，就能預先安排適合的時間區塊去執行。

但光是「標示能量成本」還不夠，我們還需要誠實地面對自己當天究竟有多少能量可以使用。

Capacity

這讓我想到心理學家劉軒曾說過的 capacity。他在 Podcast《劉軒的 How to 人生學》的「當你開始誠實面對自己的 Capacity，工作反而走得更遠」這集，把 capacity 定義成結合「你能產出多少」、「你能承受多少」、以及「你此刻扮演什麼角色」的綜合狀態，並談到如何用百分比來覺察自己目前的容量，而不是一直自我批判。

每個人每天的能量狀態都不同，不必總是要求自己在整個工作時間都擁有完美 100% 的生產力。

天氣好、心情好、剛運動完，你可能感到精力充沛，擁有 100% 的 capacity，準備上工大展身手；

小孩發燒、寵物生病，這類的意外則讓你身心俱疲，花許多時間在照護，工作時間被大大壓縮，capacity 只剩下不到 20%。

溫柔地覺察自己每天的 capacity，不多加批判，為自己的每天設定適合的工作量。你也可以與主管討論，坦承自己的真實狀態，討論出最符合現況的工作模式及任務數量。

知道自己當天的 capacity 之後，接下來要做的，就是根據狀態調整任務的執行規模。