《留白工作法》：留 白，是高效的開始

白色空間很重要嗎？

不瞞你說，我的行事曆總是塞得滿滿的，就連我媽媽只是想找我吃頓午餐聊個天，我都得跟她說「抱歉，等到一個半月以後才可能有空檔」。

結果你知道的，預料之中或意想不到的任務數量，簡直像細菌繁殖般倍增，幾乎呈指數級成長。

我在某一天終於狠下心來，找了兩週後的一個午餐空檔，預約了一間喜歡的早午餐，終於順利和我媽媽吃上一頓午餐。最後，這個午餐之約，距離她向我發出邀請，已經隔了超過兩個半月。

我想，類似的情況在大多數人的生活中應該不算少見。但，把行程排得那麼滿真的是好事嗎？真的會讓我們生產力爆棚嗎？

書裡有個比喻我覺得很貼切：空間讓柴堆得以著火。我們一直劃火柴、一直想點燃自己，但如果柴堆之間毫無縫隙，空氣進不去，火反而燒不起來。忙碌本身，就是在阻止我們燃燒。為生活留白，會是更好的做法。

《留白工作法》的作者，茱麗葉．方特（Juliet Funt），是培訓公司「茱麗葉方特集團」（Juliet Funt Group）的創辦人暨執行長，她持續提倡「留白」的重要性，幫助企業人才從繁忙的工作中解放出來。

她在書中提出了三種留白的做法，它們完全說服了我，並且改變了我的工作哲學以及實際的做法（我將在文章的最後一個部分做分享）。

這三種做法分別是策略性停頓、減法哲學、擺脫緊急的幻覺。

策略性停頓

這是留白工作最重要的一個做法，也是 Juliet Funt 最希望我們帶走的核心思維。

書中提到，根據神經科學家亞當・葛薩利（Adam Gazzaley）的研究，當我們持續執行複雜任務、不給大腦喘息的機會，就會產生認知疲勞。大腦額葉的資源被耗盡，執行功能跟著下降，策略思考和複雜計畫的能力也會一併受損。

所以，策略性停頓絕對不是偷懶，而是必要的。

停頓有很多種形式。有時候是刻意安排的長時間思考，有時候只是兩件事之間的幾秒鐘。書裡把最小單位的停頓叫做「見縫插針」：在兩個活動之間，硬插進一點點空白。聽起來很微小，但實際影響卻很大。

回想一下，每場會議結束後，你是直接衝進下一場，還是給自己五分鐘消化剛才發生的事？很多人選擇前者，結果一天開完會，什麼都記不太清楚，也不知道自己該做什麼決定。那五分鐘的停頓，其實才是讓資訊真正進入腦袋的時間。

研究也支持這件事。康乃爾大學發現，被提醒休息的華爾街電腦使用者，工作準確度提升了 13%；卡內基美隆大學的研究則顯示，即使只是 3 到 30 秒的短暫休息，也能延長工作者的專注時間。

不過有一點要注意：休息的內容很重要。同樣是休息，滑社群媒體或讀信，跟放空發呆、跟同事閒聊，效果完全不同。真正有效的休息，是那種讓思緒自由飄蕩、不被任何任務牽著走的狀態。

停頓除了帶來效能，還能激發創意。大腦在安靜停頓的時候，其實並不是真的「停下來」。MRI 掃描顯示，停頓期間大腦的預設神經網絡反而會變得活躍，負責處理洞見、反省、記憶與創意。那些「突然靈光一閃」的好點子，往往就是在這種時候浮現的。

所以停頓不只是恢復，它也是思考與創意的一部分。當我們卡在同一個問題裡轉圈，暫時抽離、讓大腦走過「醞釀期」，才有機會浮現真正新鮮的解法。

日常溝通裡，策略性停頓同樣用得上——尤其是在情緒高漲的時刻。

前陣子，我在《佐邊茶水間》Podcast 聽到人生教練 Natasha 分享的一個故事。她在美國的社區裡遇到一位自認關係不錯的日本媽媽，熱情打招呼，沒想到換來一個白眼。

當下她很受傷，但她沒有馬上做出反應，而是先冷靜下來想：也許對方並不是針對她，只是那天早上剛好發生了什麼煩心的事，不小心把氣出在別人身上。

如果少了那個「暫停」，直接衝上去理論，結果大概不會太好。

減法哲學

停頓給了我們時間上的空白，但如果待辦清單本身就是問題，停頓也救不了我們。因此，我們還需要從工作任務本身著手。

工作裡有一個很少人在問的問題，但它可能是最有價值的問題：我現在做的這件事，真的有必要嗎？

大部分人的直覺是「加法」，覺得做得越多、越完整、越精緻就越好。

但真正讓事情變好的，往往是拿掉多餘的東西。就像米開朗基羅．博那羅蒂（Michelangelo Buonarroti）雕大衛像，他不是「加」出一座雕像，而是鑿去所有不是大衛的石頭。

舉個例子，我之前準備簡報，習慣把所有數字、圖表、細節都塞進去，深怕漏掉什麼。這導致整個簡報密密麻麻的，對聽眾來說根本是一種負擔。

但後來我開始問「真正有必要知道的是什麼？」，才意識到很多內容其實可以口頭說明、放在附錄，或在會議前先發給大家讀，讓簡報本身反而可以更精準、更有力。

同樣的概念，減少複雜、減少待辦事項、減少不必要的會議，騰出來的空間，才是真正有意義的工作能夠發生的地方。

關於減法練習，我認為可以為自己客製化一些固定的問題，並且安排固定的頻率詢問自己，以檢視在過去的任務當中，是否有貫徹減法哲學的思維。

以下是我為自己準備的三個問題：

這件事，三個月後還會存在我的清單上嗎？

真正有必要知道的事是哪些？

如果這件事從清單上消失，我的生活會變得更輕，還是更慌？

問題不需要每天問，但養成這個習慣之後，你會開始對「加法」更有警覺。

擺脫緊急的幻覺

減法幫我們清掉不必要的任務，但現實是，新的事情還是會不斷湧進來，而且每一件都感覺很急。這就是留白工作法要解決的另一個問題：我們對「緊急」的感知，往往是失真的。

一直以來，每當我在不同國家與城市旅遊，都很喜歡觀察當地的生活步調。

以大家熟悉的日本為例，東京、大阪大概是把節拍器調到最快的城市；札幌、京都、名古屋、福岡稍慢一些；橫濱、神戶則有更悠閒的氣息；至於沖繩，完全是日本慢活的代表，同時也是全球知名的長壽城市。

生活型態與較低的壓力，正是沖繩居民相對長壽的關鍵之一。

Juliet Funt 曾與急診室護理師合作，親眼觀察什麼才叫真正的緊急——有出血嗎？還有脈搏嗎？那種程度才算緊急。但即便如此，護理師仍然有辦法讓緊急變得有序，方法也不複雜：排定優先順序，然後一件一件來。

離開急診室，日常工作也有對應的做法。當任務湧進來時，可以先把它們分成三類：

• 不具時效性：找一個固定的地方記錄下來，等時機成熟再處理。
• 戰略時效性：具有時效性，的確需要處理，但請冷靜應對。沒什麼事比急診更緊急，提醒自己不要急躁，給自己一點策略性停頓，再思考應對方式。
• 情緒時效性：多數由焦慮、好奇、擔心等情緒引起。先覺察、記錄下來，再視情況決定是否優先處理。

分類本身雖然不會讓事情消失，但它能讓你從「被緊急追著跑」的被動狀態，切換成「我知道這件事放在哪裡」。

這一步，就是把步調拿回自己手上，並創造白色空間的開始。

我的想法

讀完《留白工作法》後，我有一些延伸想法，包含兩大對決以及一個建議。

減法哲學 vs 技能累積

書中的減法思維，讓我想起了多年前，個人品牌始祖于為暢「暢哥」提倡過的漢堡哲學。

他說，你的所有產品就像一顆漢堡，技能越多，漢堡的配料就越豐富、越好吃、越能吸引消費者。當時我直接把這個概念當作加法哲學，認為就是要不斷增加自己的技能，還期許自己最好每年多一個亮點，讓「漢堡配料」越來越多彩多姿。

但看完這本書之後，我的想法出現了變化。我不再單純想著增加技能，而是會放入更多覺察，仔細思考：我正在學習的這項技能，是否真的對原有的商業模式有加分？是否是我擅長、有熱情、足以投入幾十年的事？如果是，就加碼投入；不是的話，便果斷放棄，把時間留給真正值得的事。

回到漢堡配料的比喻。假設每種食材代表一項技能：

1. 漢堡排：寫作技巧
2. 酸黃瓜：心智圖技術
3. 黑糖珍珠：總鋪師技術
4. 水餃：帆船駕駛技術

你原本擁有寫作技巧與心智圖技術，也已經在經營部落格、提供訂閱制服務維生。現在你同時在學習如何當總鋪師，也在學開帆船。

如果這只是興趣，那另當別論。但如果想把這些新技能融入原本的產品，說服消費者買單，幾乎難如登天。

這些技能拆開看都是專業，但強行組合在一起，只會讓品牌定位變得模糊。

就像漢堡排裡放黑糖珍珠或水餃，都是極為奇特的組合。當然，還是找得到願意嘗試黑糖珍珠漢堡的人，但畢竟是少數。漢堡的配料需要適當搭配，才能產生完美的風味綜效，並不總是多多益善。

暢哥當年提出漢堡哲學時，應該就是這個意思。只是當時我的經驗還不足，無法領悟其中的奧義。

退休 vs 迷你退休

這是很多人討論過的問題：我們究竟應該拼命工作到退休年齡，之後再好好享受生活、大玩特玩？還是在努力工作之餘，在工作與工作之間安排「迷你退休」或「迷你假期」？

我個人會毫不猶豫地選擇後者。

以生活的趣味性來說，假設你做的工作是你真正喜歡的事，沒有「星期一症候群」，甚至沒有薪水也願意繼續做，那為何要退休呢？

就算退休了，你還是會閒不下來。華倫．巴菲特（Warren Buffett）與張忠謀工作到八、九十歲，絕對不是因為眷戀權力或地位，而是他們真的熱愛所做的事，根本無法自拔。持續工作反而讓他們感到開心，也讓大腦保持活絡。

說到大腦，前陣子我聽了一集《The Diary Of A CEO》，來賓是史丹佛神經科學家大衛．伊格曼（David Eagleman）。他提到一個讓我印象深刻的觀點：提早退休可能會讓大腦少了挑戰與刺激，加速退化。大腦是一個「用進廢退」的器官，一旦停止接受挑戰與刺激，萎縮的速度反而會加快。過度放鬆、長期停止思考，對大腦來說不是休息，而是一種慢性損耗。

這讓我更確定，在工作之間安排「迷你假期」，會是比一次性退休更好的做法，原因有兩個：

1. 避免大腦退化

   迷你假期的時間不會長到讓大腦開始鬆懈，能維持一定程度的運轉與活絡。

2. 創造「白色空間」

   這段時間可以刻意安排輕度思考或動腦的機會。不論是思考一個有趣的問題，還是單純放空讓思緒漂移，都能讓大腦在放鬆的同時保持彈性。

思考與放空，都是生活節奏的一部分。兩者兼顧，才能在真正休息的同時，也為創意留下生長的空間。

休假吧！

順著迷你退休的想法，我想特別提到書中也有講到的——「休假」的重要性。

根據我的觀察，台灣社會對於休假的態度幾乎可以分為兩個極端：幾乎不休假，以及光譜另一端的不斷想休假玩樂。（關於享樂的延伸閱讀：《心流》：天下武功，唯「剛好夠難」不破）

幾乎不休假的人覺得工作永遠做不完，於是犧牲休假來換取完成更多事情的機會，希望藉此獲得加薪或升遷。瘋狂想休假的人則不在意產值，只在意能休多少天，迫不及待在假期裡往外跑，而且玩的地方越特別越好。

作為留白工作法的實踐者，我想向「不用年假」的人喊話：休假吧！

不過我所建議的休假，並不是拋下一切只顧玩樂。恰恰相反——真正好的休假，是讓我們有機會離開螢幕、走進自然，重新補充創意的燃料。

NBA 已故傳奇球星 Kobe Bryant 那個美如畫的跳投姿勢，靈感就來自他自己的觀察。Kobe 曾提到，有一次在看 Discovery 頻道時，他注意到獵豹在高速奔跑時會用尾巴維持身體平衡，這個畫面後來成為他調整跳投姿勢的靈感來源。至今已興建超過 140 年的聖家堂，偉大建築師安東尼．高第（Antoni Gaudí）的設計靈感，也大量來自森林與自然形態。

創意很少憑空出現。很多時候，它不是從辦公桌前硬擠出來的，而是在我們重新接近自然、觀察世界、讓大腦鬆開一點時，慢慢長出來的。

我曾經有幸造訪美國猶他州，在那片杳無人煙、面對峽谷奇景的環境裡待了一段時間。極致的寂靜讓我非常震撼，靜到我能清楚聽見自己的呼吸聲。那是一個創意爆發的時刻。直到現在，每當我需要思考或靈感時，有時還是會閉上眼睛，想像自己回到那個空間，讓大腦安靜下來，重新開始轉動。

當然，不是每個人都需要大老遠飛去猶他州。台灣地方雖小，但這正是我們的優勢——不用開幾個小時的車，就能走進大自然。找一條登山步道，走進樹林之間，聽聽蟲鳴鳥叫、微風穿過樹梢的窸窸窣窣，聞一聞林間的氣息。

這些都是大自然給予的禮物，能幫助我們的大腦優雅地搭建出屬於自己的「白色空間」。而這些，都是唯有休假才能帶給我們的。

我的做法

關於我的做法，我想用力地、大大地寫上兩個字：留白。

過去的我，總是把行事曆塞到最滿，就連那一點點時間都不想浪費。身為一個一歲半女兒的爸爸，我不可能總是待在電腦桌前工作、學習，但只要有空檔，Podcast 就是我的好朋友。

等女兒起床前的空檔，我聽 Podcast；長途開車、太太和女兒都睡著時，我聽 Podcast；晚上牽著女兒的手哄她入睡時，我還是聽 Podcast。

Juliet Funt 在書裡分享了陪孩子睡著的經驗，讓我非常有共鳴。她在黑暗的房間裡什麼都不能做，反而是她想出銷售策略和產品點子的時刻。她算過，自己總共花了好三十五萬分鐘陪孩子入睡，同時也用了同等的時間思考——她為自己創造了大量的「白色空間」。

我也有一樣的情況，卻沒有選擇留白。

於是我做了兩個調整：

1. 調整聽 Podcast 的習慣

   還是會聽，但當有事情需要思考時，我會試著拿下耳機，讓思緒自由發展。

2. 調整行事曆

   在兩個 90 分鐘的深度工作區塊之間，插入 20 分鐘的留白，讓眼睛離開螢幕，看看窗外公園的綠樹，也讓大腦從工作裡暫時出走。

這本書讓我意識到，忙碌不等於高效，塞滿不等於充實。留白，是為真正重要的事騰出空間。

有時候，強迫自己停下來，才是當天最有生產力的決定。